Pertama kita akan melakukan pengaturan user pada Halaman Admin. Buka browser kita dan kita pergi menuju larispos.com. Pilih halaman Sign In, dan kita masuk menggunakan akun kita.
Pada bagian navigasi kita pilih Kelola User. Disini kita menemukan ada 3 jenis login yang bisa kita atur, yaitu Login Kasir, Login User Web, dan Login User Report. Login Kasir adalah akun yang dapat digunakan untuk mengakses aplikasi Laris Pos pada device tablet atau smartphone. Sedangkan Login User Web adalah akun yang dapat mengakses halaman admin, seperti yang sedang kita akses sekarang. Dan yang terakhir Login User Report adalah akun yang dapat mengakses halaman admin, namun terbatas hanya untuk bagian laporan. Fitur Login User Report lebih ditujukan untuk franchise, dimana satu akun bisa memiliki banyak toko atau restoran, dimana kita mesti memberikan akses kepada franchisor untuk melihat laporan penjualan.
Pertama kita klik dahulu Login Kasir. Pada bagian tengah layar kita bisa melihat ada tulisan besar berwarna orange sebanyak 5 huruf. Ini adalah ID dari akun Anda. Nantinya karyawan yang hendak melakukan login harus mencantumkan ID ini.
Mengapa karyawan harus masuk menggunakan ID, bukan menggunakan email seperti yang kita lakukan barusan? Hal ini berkaitan dengan keamanan akun kita sebagai pemilik. Apabila karyawan tahu alamat email dari pemilik akun, nantinya mereka bisa menebak-nebak passwordnya. Dan kalau kebetulan tebakannya benar, berarti mereka sudah bisa masuk menggunakan akun pemilik dan bisa mengakses segala fitur. Jadi lebih baik kita memberikan mereka ID akun, daripada kita memberitahukan alamat email dari akun kita.
Ok, sekarang kita coba tekan tombol Tambah. Kita coba untuk menambahkan kasir pertama. Kita isikan nama kasirnya Budi. Lalu kita isikan username dan kata sandinya.
Kemudian kita bisa menentukan hak akses dari kasir Budi, seperti apakah boleh mengakses modul laporan? Apakah boleh membatalkan nota? Dan lain-lain. Untuk setiap hak akses, pada bagian bawahnya ada keterangan lebih lengkapnya, nantinya Anda bisa membaca-baca lagi untuk menentukan hak akses dari kasir Anda.
Sekarang kita lanjutkan dengan menekan tombol Simpan.
Bisa kita lihat bahwa sistem telah membuatkan satu akun kasir baru.
Kita tekan tombol Tambah lagi untuk menambahkan kasir kedua. Kita isikan nama kasirnya Dewi. Lalu kita isikan juga username dan kata sandinya.
Lalu kita tekan tombol Simpan.
Nah sekarang kita sudah memiliki 2 akun karyawan yaitu Budi dan Dewi. Kita akan coba menggunakan kedua akun ini untuk login pada aplikasi Laris Pos.
Sekarang kita sedang berada di aplikasi Laris Pos. Biasanya kita login menggunakan akun Owner, namun kali ini kita hendak mencoba login menggunakan akun karyawan. Pertama kita klik dulu tombol Staff yang berada dibawah logo Laris Pos.
Kita masukkan store ID yang merupakan 5 huruf dengan warna orange di halaman admin tadi. Lalu kita coba login menggunakan akun Budi.
Kita sudah berhasil login. Pertama kita diminta untuk mengisikan starting cash hari ini. Starting cash adalah sejumlah uang awal yang kita berikan kepada kasir pada saat pertama kali bekerja hari ini, dengan tujuan untuk menjadi uang kembalian kalau ada pembayaran menggunakan uang kas. Untuk contoh disini misalkan kita isi dengan nilai Rp. 200.000.
Kita tekan tombol Start. Dan kita mulai hari kerja.
Kita coba memesan 2 makanan dan 2 minuman. Oke, total transaksi pertama adalah Rp. 92.400. Lalu kita lakukan pembayaran dengan uang kas sebesar Rp. 100.000. Transaksi pertama berhasil.
Sekarang kita lakukan lagi transaksi kedua dengan memesan satu paket makanan.
Nilai total transaksi adalah Rp. 28.800. Dan kita melakukan pembayaran dengan uang kas sebesar Rp. 30.000.
Kedua transaksi sudah selesai. Sekarang kita akan coba tutup shift kerja hari ini. Klik ke tombol menu di sebelah kiri atas dari aplikasi, dan pilih Stop Work Date.
Disini kasir Budi akan diminta untuk menghitung kembali jumlah uang kas yang ada dan memasukan nilai totalnya ke dalam sistem. Untuk dicontoh ini kita coba masukan angka Rp. 300.000. Kemudian kita tekan tombol Stop.
Oke, shift pertama dengan kasir Budi telah berhasil ditutup.
Sekarang kita logout dari aplikasi, dan mencoba login kembali menggunakan akun Dewi.
Nah, setelah berhasil masuk menggunakan akun Dewi, kita pilih lagi menu pada halaman kiri atas aplikasi, dan pilih Start Work Date.
Kasir Dewi akan melanjutkan shift kerja kedua, dengan nilai kas awal misalnya sebesar Rp. 200.000.
Sama seperti yang kita lakukan pada kasir Budi tadi, kita coba untuk memasukan beberapa transaksi baru. Dan melakukan pembayaran dengan uang kas.
Sekarang kita melakukan tutup shift. Sama seperti sebelumnya, disini kasir Dewi juga diminta untuk menghitung berapa total uang kas yang ada, dan memasukkannya ke dalam sistem. Misalkan nilai uang kas di Dewi adalah Rp. 300.000.
Selanjutnya kita akan kembali ke Halaman Admin untuk melihat beberapa laporan yang berkaitan dengan fitur karyawan.
Kita kembali ke Halaman Admin. Disini kita bisa melihat bahwa transaksi baru kita sudah masuk ke dalam laporan.
Pertama kita ke bagian navigasi dan klik Transaksi. Kemudian pilih Closing Harian.
Disini sudah ada 2 buah data closing shift untuk hari ini, kebetulan hari ini adalah tanggal 8 Maret 2020. Data yang diatas adalah data closing kasir Dewi, sedangkan yang dibawah adalah data closing kasir Budi. Kita klik terlebih dahulu data closing kasir Dewi.
Nah disini kita bisa melihat tanggal jam mulai shift. Kemudian laporan ringkasan penjualannya. Dan yang paling penting disini adalah laporan Cash Flow, yang berada di bagian paling bawah. Disini diperlihatkan bahwa pada saat mulai shift, Dewi memasukan nilai kas awalnya adalah Rp. 200.000. Sedangkan pada tutup shift Dewi memasukkan nilai kas akhirnya adalah Rp. 300.000.
Kemudian sistem akan menghitungkan jumlah pembayaran kas pada seluruh transaksi yang terjadi, yaitu Rp. 254.000. Jadi apabila nilai kas awal Rp. 200.000 dan ditambahkan transaksi sebesar Rp. 254.000, maka seharusnya nilai kas akhir adalah Rp. 454.000. Namun nilai kas akhir yang dilaporkan oleh Dewi hanya Rp. 300.000. Terjadi kekurangan setoran sebesar Rp. 154.000.
Nah disini bagian manajemen harus memeriksa kembali kasir Dewi, kenapa bisa terjadi kesalahan hitung pada saat menjaga shift hari ini. Apakah ada kecerobohan dalam menghitung, atau ada salah input data transaksi, atau apakah ada niat untuk melakukan kecurangan?
Kita lihat kembali closing harian, dan kali ini kita melihat ke data kedua. Kita cek ke bagian cashflow. Disini juga sistem sudah menghitungkan nilai kas awal, dan nilai total transaksi yang melakukan pembayaran menggunakan uang kas. Dan pada laporan kasir Budi ini sama sekali tidak ada selisih antara kas akhir yang dilaporkan oleh Budi, dengan nilai akhir kas yang dihitung oleh sistem.
Kemudian kita bisa kembali ke bagian Navigasi dan mengklik bagian Laporan. Kita lihat Laporan Rangkuman. Pada bagian paling bawah kita bisa melihat rangkuman penjualan berdasarkan user. Dimana pada contoh ini kita ada melakukan 3 transaksi pada kasir Dewi dan 2 transaksi pada kasir Budi.
Kemudian kita lihat Laporan Penjualan. Disini kita bisa melihat pada bagian Waktu Mulai dan Waktu Selesai ada nama kasir yang menginput data ke aplikasi. Dan kalau kita perhatikan ke bagian Kode transaksi, disini kita bisa melihat bahwa dua transaksi pertama kode akhirnya adalah 01 dan 02. Sedangkan tiga transaksi berikutnya yang dilakukan oleh kasir Dewi di shift kedua, memiliki kode akhir 01.2, 02.2, dan 03.2. Disini kita bisa melihat bahwa pada shift kedua, nilai kode transaksi diulang lagi mulai dari angka 1, namun ditambahkan .2.
Selanjutnya kita kembali ke Navigasi Kelola User. Dan kali ini kita klik Login User Web. Kita akan membuat akun karyawan yang dapat login ke Halaman Admin. Kita tekan tombol tambah.
Disini kita diminta untuk mengisikan nama karyawan, username dan kata sandinya. Kita buat login karyawan dengan nama Deni.
Pada bagian kanan kita bisa menentukan daftar modul yang bisa diakses oleh karyawan ini. Bisa kita lihat bahwa daftar modul yang berada di sebelah kanan ini adalah sama dengan navigasi kita yang berada di sebelah kiri layar. Misalnya kita lihat pada bagian Transaksi, ada bagian Transaksi Penjualan, ada Transaksi Aktif, Closing Harian, dan Kas Kecil. Kita bisa mencentang nama module yang boleh diakses oleh karyawan. Misalnya kita centang Closing Harian. Lalu untuk bagian Laporan, kita centang semua kecuali Laporan Rangkuman.
Lalu kita tekan tombol Simpan.
Kita logout dari sistem. Lalu pada halaman login, kita klik link Login User.
Sama seperti login pada aplikasi, kita perlu memasukan ID akun. Lalu kita diminta untuk memasukan username dan kada sandi dari karyawan. Perlu diingat disini bahwa login kasir yang kita buat tadi, yaitu Budi dan Dewi, tidak bisa digunakan disini. Jadi Budi dan Dewi hanya bisa login di aplikasi saja.
Saya coba login menggunakan akun Budi ya. Tidak berhasil ya, karena sistem tidak mengenali akun Budi. Selanjutnya kita coba login menggunakan akun Deni.
Kita berhasil masuk menggunakan akun Deni. Namun ada bagian navigasi bisa kita lihat bahwa yang bisa kita akses hanya yang tertentu saja ya. Seperti pada bagian transaksi hanya ada Closing Harian. Sedangkan pada laporan tidak ada laporan rangkuman. Jadi akun Deni ini bisa mengakses hanya modul-modul yang kita centang tadi pada saat membuat akun Deni.
Kita kembali ke Halaman Admin. Dan kita coba melihat ke bagian Laporan, kemudian kita pilih Laporan Penjualan Produk.
Disini kita bisa melihat bahwa di produk Nasi Ayam Goreng sudah ada nilai modifier sebesar Rp. 6.000, karena tadi kita memesan Nasi Ayam Goreng dengan tambahan 3 buah tempe.
Sedangkan di Nasi Pecel ada modifier senilai Rp. 4.500 karena kita ada menambahkan modifier 1 tahu dan 1 tempe.
Kemudian kita bisa lihat lagi ke Laporan Penjualan Modifier.
Disini kita bisa melihat modifier-modifier yang digunakan pada hari ini, baik modifier yang gratis maupun modifier yang terkena biaya tambahan. Jumlah modifier tempe secara total adalah 4, karena kita memesan 3 pada Nasi Ayam Goreng dan 1 pada Nasi Pecel.